ISOマニュアルの目的とは？現場が理解できる文書で形骸化を防ぐ方法
editor❌ 難解なISOマニュアルが招く「形骸化」と業務停滞
ISOマニュアルは、ISMS（情報セキュリティ）、QMS（品質管理）、EMS（環境管理）などの
ISO認証取得企業にとって重要な文書です。
しかし、規格要求事項に忠実すぎるあまり、専門用語や複雑な表現が多く、
現場の社員が理解できないマニュアルになってしまうケースが少なくありません。
実際に、ある企業のISOマニュアルを確認した際、
社員の方から「この部分の意味が分かりません。コンサルタントさん、説明してもらえますか？」
と逆質問される場面もありました。
これは、マニュアルが現場の業務に活かされていないことを示しています。
🔁 ISOマニュアルが理解されないと起こる悪循環
難解なISOマニュアルは、以下のような悪循環を引き起こします：
- 社員が内容を理解できず、ISO業務に関わることを避ける
- ISO活動が一部の事務局だけで運用される
- 組織全体での改善活動が停滞し、マネジメントシステムが形骸化する
このような状態では、ISO認証が業務改善のツールとして機能しなくなってしまいます。
✅ ISOマニュアルの本来の目的は「業務の円滑化」
ISOマニュアルは、審査に通るための資料ではなく、業務を効率的に進めるための指針です。
実際に業務を行うのは現場の社員であるため、
マニュアルは彼らが理解しやすい内容である必要があります。
- 専門用語を避ける
- 自社の言葉で書く
- 実務に即した内容にする
これらを意識することで、マニュアルは「使えるツール」として機能します。
🛠️ 弊社のISOマニュアル作成プロセス：現場重視で「生きた文書」に
弊社では、ISOマニュアルを現場で活用できる実践的な文書にするため、
以下のプロセスを採用しています：
- 原案作成：業種・業務内容に合わせたマニュアルのたたき台をコンサルタントが作成
- 事務局との調整：用語や表現のニュアンスを事務局とすり合わせ
- 現場レビュー：各部門の管理職・担当者が内容を確認し、実行困難な箇所をフィードバック
- 運用後の見直し：定期的にマニュアルを更新し、現場の変化に対応
このように、現場の声を反映したマニュアルこそが、ISO認証を業務改善に活かす鍵となります。
🔍 ISOマニュアルに関するよくある質問（FAQ）
Q1. ISOマニュアルは誰が読むべきですか？
A. ISOマニュアルは、事務局だけでなく、現場の社員全員が読むものです。
業務の指針となるため、全員が理解できる内容であることが重要です。
Q2. ISOマニュアルは審査のためだけに作るものですか？
A. いいえ。ISOマニュアルの本来の目的は、
業務を円滑に進めるためのルールや手順を明文化することです。
Q3. 難しい専門用語は使わない方がいいですか？
A. はい。専門用語は必要最低限にとどめ、現場の社員が理解できる言葉で書くことが必要です。
理解できないマニュアルは形骸化の原因になります。
Q4. ISOマニュアルの見直しはどれくらいの頻度で行うべきですか？
A. 少なくとも年1回の定期見直しが理想です。
またｍ業務内容や組織体制の変化に応じて、随時更新することも重要です。
Q5. ISOマニュアルの作成を外部に依頼するメリットは？
A. 専門的な知識を持つコンサルタントが、業種や業務に合ったマニュアルを効率的に作成できます。
また、第三者の視点で現場とのギャップを埋めることができます。
弊社コンサルティングのお問合せ： こちら
