💡その業務、「属人化」していませんか？～「あの人がいないと仕事が回らない」の危機を脱する方法～
editor😥 組織の安心と裏腹の「属人化」という名の時限爆弾
あなたの会社にも、「この仕事はこの人しかできない」、
「困ったら、まずこの人に聞こう」というスペシャリストはいませんか？
- ISO事務局員
- ISO内部監査員
- 社内LAN担当者
- 特定の専門技術が必要な製造工程
知識と経験が深く求められる業務ほど、「属人化」する傾向が強くあります。
組織にとって、頼れるベテランの存在は非常に心強いものです。
トラブル対応も、最新情報のアップデートも、「あの人」に聞けば一発解決。
一種の安心感すらあります。
しかし、この安心感には大きな危険が潜んでいます。
🚨 「まさか…」その時、組織の業務はストップする
「今は何とかなっているから大丈夫」
そう考えているうちに、その「頼れる人」が突然いなくなったらどうなるでしょうか？
- 病気や事故で長期離脱してしまった
- 急に退職・異動してしまった
- 定年退職を迎えた
「詳しい人がいなくなったら…」組織の仕事が完全にストップする可能性があります。
- 誰にも監査スケジュールが組めない（ISO内部監査）
- 申請書類の締め切りに間に合わない（ISO事務局）
- ネットワークの軽微なトラブルさえ解決できない（社内LAN）
そして、その業務をベテランレベルで代替できる人材を育てるには、途方もない時間（数年）がかかります。
属人化の問題点に心から気づくのは、まさにそのベテランさんがいなくなった「後」なのです。
今はまだ時間があるはずです。危機が訪れる前に、今のうちから対策を始めましょう。
✅ 今すぐできる！属人化を防ぐ3つのステップ
属人化を解消し、業務を標準化することは、組織の持続可能性を高める上で不可欠です。
1. 「暗黙知」を「形式知」に変える：マニュアル化の徹底
ベテランのノウハウは、しばしば「長年のカン」や「感覚」といった暗黙知として本人の中に留まっています。
これを誰でも理解できる形式知に変換しましょう。
- プロセスの可視化: 業務の最初から最後までの手順をフローチャートで明確にする
- 判断基準の明文化: 「なぜこの時、AではなくBの判断をしたのか」を記録する
- FAQの作成: トラブル事例とその解決策をデータベース化する
2. 「担当者」ではなく「チーム」で回す：多能工化の推進
一人に業務を集中させず、意図的に複数のメンバーが関わる仕組みを作ります。
- ダブルチェック体制: 最終的な承認や重要な作業は必ず二人以上で確認
- ジョブローテーション: 属人化リスクの高い業務をローテーション対象にする
- OJTと並行実施: 新人がベテランのそばで作業し、マニュアルでは伝わらない「コツ」を学ぶ
3. 「ナレッジ共有」を仕組み化する：ITツールの活用
作成したマニュアルやノウハウを、検索しやすい形で全社的に共有・活用できる環境を整えます。
- 社内ナレッジベース構築
- 検索性の確保
- 最新情報の維持
🚀 まとめ：属人化解消は「未来への投資」
「あの人さえいれば大丈夫」は、組織の現在を支える「強さ」です。
しかし、「あの人がいないと立ち行かない」は、組織の未来を脅かす「弱さ」でもあります。
業務の標準化・マニュアル化・ナレッジ共有は、一見すると手間がかかる作業です。
しかし、これは「いざ」という時に組織を救う、未来の自分たちへの最良の投資となります。
まだ、時間があります。あなたの組織の属人化リスクの高い業務から、
一歩ずつ標準化の取り組みを始めてみませんか？
❓ Q&A：属人化に関するよくある質問
Q1. 属人化の最大のリスクは何ですか？
A1. 特定の人がいなくなると業務が止まることです。
退職・病気・異動などで突然対応できなくなる可能性があります。
Q2. 属人化を防ぐために最初に取り組むべきことは？
A2. 業務のマニュアル化です。暗黙知を形式知に変えることで、
誰でも業務を理解・実行できるようになります。
Q3. ITツールを使ったナレッジ共有のメリットは？
A3. 情報が検索しやすくなり、属人化を防ぐだけでなく、業務効率化や教育にも役立ちます。
Q4. 属人化解消はどのくらいの期間で効果が出ますか？
A4. マニュアル化やチーム体制の整備は数か月で効果が出始めますが、
完全な定着には1～2年程度かかることが多いです。
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